Paljudes ettevõttes on kevadest alates muutunud nii praktiline töökorraldus kui ka mõtteviis ning selle muutuse põhjustas kriis. Hiina keeles on kriis „Wei-ji“. Seda sõna on hakatud tõlkima kahetähendusliku mõistena, mis sisaldab nii ohtu kui ka võimalust – ja täpselt see meie tänane kriis ka on. Tänavu märtsis keskel ei saanud enamik meist enam küsida, kas vajame muutust. Ranged koroonameetmed aheldasid suure osa elanikkonnast kodudesse. Nii tuli ka meil ERGOs 250 meeskonnaliikme töö päeva pealt ümber korraldada – jäime oma kollektiiviga kodukontoritesse, kust suurem osa ERGO inimestest töötab tänaseni. Mida tasub nii töötajal kui tööandjal sellest kriisist kaasa võtta?

1. Kodus töötamise õppimine

Parajaks väljakutseks on nii töötajale kui tööandjale see, kuidas distantsilt juhtida, kaasata ja toetada, sest inimeste kohanemisvõime, ootused, vajadused ja isikuomadused on ju teadagi väga erinevad. Me keegi ei ole kohe eos ideaalne kodus töötaja. Kaugtöö olemus ei sobi kõigile inimestele ning kodus on lihtne lasta end kõrvalistel tegevustel häirida. Küsisime, millist tuge inimesed vajavad. Sellest tulenevalt näeme, et töötajal on muutunud lisakoolituste vajaduse fookus. Näiteks erialase, väga spetsiifilise täiendõppe asemel soovitakse hoopis saada lisatuge ja juhendamist, kuidas teha tööd distantsilt. Oleme küll õppinud oma valdkonna ekspertideks, kuid keegi ei ole meile ju koolis õpetanud, kuidas teha tööd.

Toetame oma töötajaid psühholoogilise abiga, viime läbi ajajuhtimise ja -planeerimise koolitusi, räägime pere ja tööaja tasakaalust kodukontoris, toitumisest ja paljust muust, mis toetab meie inimesi kaugtööl. Olulisele kohale oleme seadnud heade uudiste jagamise, et keerulisel ajal säiliks positiivne foon ja töövaim. Julgustan oma tööandjalt taolisi koolitusi küsima ning tööandjatel oma töötajatele neid korraldama, sest meie kogemus näitab, et huvi ja osalus on väga suur.

2. Kodukontoris töötamiseks vajalik tehniline võimekus

Enne koroonapandeemiat praktiseerisime ERGOs kaugtööd pigem vähe, seega kevadel oli meie jaoks kriitilise tähtsusega vajadus lahendada kõik tehnilised küsimused – me ei läinud koju puhkama, vaid jäime kodukontorisse eesmärgiga jätkuvalt suurendada müüki ja kasumlikkust. Kas see on üldse võimalik?

Kiirelt rentisime töövahendeid, seadistasime ümber programme, koolitasime ja juhendasime töötajaid, et neil oleks kaugelt ligipääs vajalikule ning et nad tunnetaks meeskonnaliikmete kohalolu. Ja me õnnestusime. Täna saame öelda, et olenemata töökorralduse tohutust muutusest, oleme teinud tubli tulemuse ja ettevõttel läheb jätkuvalt hästi. Hinnang IT osakonna tööle oli töötajate seas väga kõrge – 90% töötajatest on rahul tehniliste lahendustega, et kodus edukalt tööd teha.

Näide ERGO Kindlustuse töötaja kodukontorist.

3. Usaldus töötaja ja tööandja vahel

Olen mõelnud, miks kaugtöö on meie puhul õnnestunud ja arvan, et see tuleneb sellest, et me usaldame – juhtkonna tasandil usaldame oma töötajat, töötaja usaldab meid, meie usaldame oma klienti ja klient usaldab meid. Usaldus aitab meil omakorda mõelda võimalustele. Olime alles kohanemas uue töökorraldusega, kui julgesime välja öelda, et üht head kriisi ei saa raisku lasta. Otsisime võimalusi kindlustusseltsina, kuid ennekõike organisatsioonina, meeskonnana. Lisaks otsustasime, et üht suurimat kuluartiklit me ei puudu: meie organisatsiooni suurimaks väärtuseks on inimesed – ERGOs ei ole me koroona tõttu mitte kedagi koondanud. Seevastu näiteks lähetuskulude vähendamine käis lihtsalt.

4. Sisseelamisprogramm virtuaalselt

Muutunud töökorralduse üheks huvitavaks väljakutseks on olnud uute töötajate sisseelamise koordineerimine distantsilt. Värbamine oli üks esimestest protsessidest, mille osas tegime otsuse, et vähemalt ühe kohtumise teeme näost-näkku füüsiliselt. Sellele järgneb aga tööle sisseelamine, mis toimub juba 100% veebis. Neil, kes kevadel kontorist kodutööle läksid, oli meie töökultuuri baas olemas, kuid uued inimesed tulevad kontorisse sisuliselt vaid töövahendeid võtma ja nendeni peab töökultuur jõudma läbi Teamsi kohtumiste.

Oleme alates kevadest meie meeskonnaga liitunud töötajatelt küsinud, kas kaugtöövormis alustamine tundus hirmutav, siis vastuseks on „ei“. Pigem nähakse vajadust olla kohe algusest peale iseseisvam ning peab olema julgust alti küsida. Mis on kaugtöö puhul aga reaalsus – uued töötajad ei saa aimu ettevõtte suurusest ja mastaabist, sest teisi inimesi nägemata on kõik palju abstraktsem. Loodame, et uus aasta võimaldab taas vähemalt mingil moel kokku saada ja seda viga parandada.

5. Juhikommunikatsiooni olulisus

Oleme aru saanud, et töökultuuri tekitamisel ja hoidmisel on võtmetähtsus meeskondade juhtidel, kelles endas peab olema veendunud arusaam, et ka kodust töötades saame paremaid tulemusi saavutada ühtse tugeva tiimina. Väljakutseks on olnud töötajate koormuse reguleerimine distantsilt – kuna kodus töötades oli oluline infoliikumine, täitusid koosolekute kalendrid esialgu tohutu kiirusega ja sageli tehti muid tööasju õhtu või varahommiku arvelt. Oli märgata, et ERGO inimesed kipuvad kodukontoris ületöötama. Kui me varem ei pidanud koosolekute kultuuriga tegelema, siis nüüd teeme seda. Infoliikumine on muutunud täiesti eraldi teadusharuks. Lisaks mõistsime, et meie ettevõttes on siiski selliseid töölõike, mida lõpuni distantsilt teha ei saagi või ei ole see piisavalt tulemuslik.

Täna on meil Baltikumiüleselt sisse viidud koosolekutevabad kolmapäevad, et vähendada pidevat koosolekute voogu ning meie meeskondadel oleks võimalik rohkem oma tiimisiseste ülesannetega tegeleda.

Kahtlemata on tänavune aasta päevakorda toonud mitmed uued teemad ning pannud silmitsi seisma väljakutsete ja riskidega. Keegi ei tea täpselt, kui suur saab olema kriisi mõju ärile ja inimestele, kuid kogu selles virvarris ei tohiks unustada võimalusi, mida tänane olukord annab: võimalust paremini ühildada pere ja tööelu, hoida kokku kulusid või võtta kasutusele uudseid lahendusi. Võtame kriisi kui võimalust.